Executive Virtual Assistance
Wann führst du eigentlich dein Unternehmen – wenn du ständig alles andere erledigst?
Ein Angebot wartet. Die Zahlen werden gebraucht. Zwei Rückmeldungen fehlen. Und eigentlich wolltest du längst beim Kunden sein.
Natürlich könntest du das alles selbst. Aber musst du es wirklich?
14 Jahre ErfahrungFully DigitalPersönliche Zusammenarbeit
Hand aufs Herz
Wie viel davon gehört wirklich noch auf deinen Schreibtisch?
- 01Du wolltest die Kampagne vorbereiten. Stattdessen warten 130 ungelesene Mails.
- 02Den ganzen Tag bei Kunden. Abends warten Angebote, Rückmeldungen und die Werbung für nächste Woche.
- 03Der nächste Auftrag ist da. Aber wie viel Kapazität und Bestand habt ihr eigentlich noch?
- 04Die Zahlen werden heute gebraucht. Also suchst du sie erstmal aus drei verschiedenen Systemen zusammen.
- 05Freitag, 17:42 Uhr. Das Tagesgeschäft ist geschafft. Der Papierkram nicht.
Alles davon muss erledigt werden. Aber muss wirklich alles davon von dir erledigt werden?
Du machst das nicht selbst, weil du nichts Besseres zu tun hast.
Du machst es selbst, weil es sonst niemand macht.
Genau hier kann ich übernehmen.
Leistungen
Was von deinem Schreibtisch auf meinen darf.
Executive Support
- Termine abstimmen, verschieben und im Kalender pflegen
- Meetings organisieren und nachhalten
- Geschäftsreisen planen, buchen und vorbereiten
- Bei offenen Rückmeldungen und fehlenden Unterlagen nachfassen
- Korrespondenz vorbereiten und organisieren
- Informationen und Unterlagen für Termine zusammenstellen
- Recherchen durchführen und Ergebnisse aufbereiten
- Wiedervorlagen und offene Punkte führen und nachverfolgen
Reporting & Business Support
- Kennzahlen aus vereinbarten Quellen zusammentragen
- Monats- und Wochenreports erstellen und aktualisieren
- Daten aus verschiedenen Quellen in einer Übersicht zusammenführen
- Wiederkehrende Auswertungen termingerecht vorbereiten
- Statistiken und Übersichten erstellen
- Reports für Meetings und Geschäftsführung vorbereiten
- Fehlende Zahlen und Informationen anfragen und nachverfolgen
- Daten in vereinbarten Übersichten und Systemen aktualisieren und pflegen
Organisation & Backoffice
- Dokumente und digitale Ablagen organisieren
- Administrative Abläufe koordinieren
- Offene Aufgaben nachverfolgen
- Termine, Rückmeldungen und offene Punkte mit internen und externen Ansprechpartnern koordinieren
- Unterlagen vorbereiten und strukturieren
- Wiederkehrende administrative Aufgaben im vereinbarten Rhythmus erledigen
- Backoffice-Aufgaben im Tagesgeschäft übernehmen
Das sind Beispiele, keine vollständige Liste. Im Kennenlerngespräch schauen wir, welche Aufgaben bei dir sinnvoll abgegeben werden können.
Wobei brauchst du Unterstützung?14
Jahre Unternehmenserfahrung.
Ich kenne die andere Seite des Schreibtischs.
Ich starte neu in meine Selbstständigkeit.
Aber ich starte nicht neu mit meiner Arbeit.
In 14 Jahren im Unternehmensumfeld habe ich immer wieder neue Aufgaben und Verantwortungsbereiche übernommen und mich in neue Themen eingearbeitet. Manchmal geplant. Manchmal eher nach dem Prinzip:
„Hier ist das Thema – kriegst du das hin?“
Genau solche Situationen haben mich über die Jahre geprägt. Ich bin es gewohnt, mich in neue Aufgaben und Abläufe einzuarbeiten, Fragen zu stellen und mir die Informationen zu holen, die ich für meine Arbeit brauche.
Ich habe unter anderem in der Assistenz einer Geschäftsbereichsleitung gearbeitet und Erfahrung mit Reporting, Kennzahlen, Monatsberichten, Organisation, Koordination, Produktmanagement, Vertrieb und Projektunterstützung.
Wenn wir festgelegt haben, was ich übernehmen soll und wie der Ablauf funktioniert, arbeite ich die vereinbarten Aufgaben selbstständig und zuverlässig ab.
- Executive Assistance
- Reporting & Kennzahlen
- Organisation & Koordination
- Backoffice & Unternehmensprozesse
- Projekt-, Produkt- & Vertriebserfahrung
Zusammenarbeit
So arbeiten wir zusammen.
Vom ersten Gespräch bis zur laufenden Unterstützung – so läuft der Start ab.
01
Kennenlernen
Wir sprechen darüber, wobei du Unterstützung brauchst und welche Aufgaben ich übernehmen soll. Dabei schauen wir auch, welches Paket zu deinem tatsächlichen Bedarf passt.
02
Gemeinsam einrichten
Bevor wir starten, gehen wir die Aufgaben und Abläufe einmal sauber durch. Was soll gemacht werden? Wie möchtest du es haben? Welche Informationen oder Zugänge brauche ich? Gibt es feste Termine oder Wiederholungen?
Je besser wir am Anfang abstimmen, desto unkomplizierter läuft es danach.
03
Ich lege los
Danach übernehme ich die vereinbarten Aufgaben.
Wiederkehrende Dinge erledige ich im vereinbarten Rhythmus, ohne dass du mich jedes Mal neu daran erinnern musst.
Fehlt mir etwas oder habe ich eine Frage, melde ich mich. Ansonsten kümmere ich mich darum.
04
Wenn sich etwas ändert
Unternehmen verändern sich – und damit manchmal auch die Unterstützung, die gebraucht wird.
Wenn sich Aufgaben, Abläufe oder dein Bedarf verändern, sprechen wir darüber und passen die Zusammenarbeit entsprechend an.
Pakete
Drei Pakete. Klare Preise.
Essential
1.000 €/ Monat
Für einen klar definierten Unterstützungsbereich mit regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben.
Leistungsrahmen
- 1–2 feste Verantwortungsbereiche
- Klar definierte wiederkehrende Aufgaben
- Nachverfolgung der übernommenen Themen
- Strukturierter digitaler Austausch
- Zuverlässige Bearbeitung
- Rückmeldung innerhalb von bis zu 2 Werktagen
Executive
1.600 €/ Monat
Für mehrere Aufgabenbereiche, die regelmäßig übernommen und bearbeitet werden sollen.
Leistungsrahmen
- Mehrere feste Verantwortungsbereiche
- Laufende Organisation und Koordination
- Follow-ups und Wiedervorlagen
- Reporting und Auswertungen nach Bedarf
- Priorisierung laufender Themen
- Regelmäßiger Austausch
- Rückmeldung in der Regel innerhalb eines Werktags
Priority Executive
2.900 €/ Monat
Für einen größeren Unterstützungsbedarf und eine engere laufende Zusammenarbeit.
Leistungsrahmen
- Mehrere laufende Verantwortungsbereiche
- Größere reservierte Kapazität
- Hohe Priorisierung
- Aktive Nachverfolgung offener Themen
- Reporting & Management Support
- Koordination laufender Themen
- Regelmäßiger persönlicher Austausch
Du brauchst etwas anderes?
Wenn dein Bedarf in keines der Pakete passt, sprechen wir darüber.
Über mich
Hi, ich bin Carina.
Und ich mag es, wenn Dinge einfach laufen.
Organisation war für mich nie nur Verwaltung. Gute Organisation schafft Ruhe, Klarheit und Raum für Entscheidungen.
Nach vielen Jahren im Unternehmensumfeld weiß ich, wie viel im Hintergrund passieren muss, damit vorne alles selbstverständlich aussieht.
Genau diese Arbeit im Hintergrund biete ich heute als digitale Assistenz an – für Unternehmer und Führungskräfte, deren Zeit zu oft in Aufgaben verschwindet, die zwar erledigt werden müssen, aber nicht von ihnen selbst.
Carina
Was würdest du abgeben, wenn du wüsstest, dass es zuverlässig erledigt wird?
Lass uns darüber sprechen.
Unverbindlich kennenlernenKein Verkaufsgespräch. Wir schauen, ob und wo ich dich unterstützen kann.
Kontakt
Erzähl mir, was auf deinem Schreibtisch liegt.
- office@carinashelby.com
- Arbeitsweise
- Fully Digital